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电子邮件的作用是什么,为什么企业需要电子邮件?

时间:2018-05-31 09:34:20发布人:admin

工作邮件成为办公室必不可少的办公软件,而往来邮件有什么好处,我们又该如何运用这个办公软件呢。例如办公中常会遇到相互争议的问题,或待众多领导确认的工作都可用邮件作为依据。

 

目前申请工作或出国留学等都以邮件形式往来。同时邮件可以存档,避免因某些原因而没保存的重要文件丢失,在邮箱内都可以找到。

 

通知:如单位举办某项活动进行某项检查,需要全体人员知道。选择纸质档文件不能确保信息自上而下的全通知到,费时费力还不能达到全覆盖。口口相传易将信息误传同时不正式。选择通过发送邮件,不仅方便快捷也是信息传递的重要依据

 

优点:确保信息自上而下传达,全覆盖。避免受众以没接到通知为借口互相推卸责任。方便快捷无需成本费用。

 

群发,转发:邮件有个强大的功能,抄送人又称CC。发送邮件时有收件人和抄送人的选项。收件人当然是邮件的直接关系人需要收到此邮件的人,抄送人是指同样可以看到此封邮件,但不是此邮件的直接受众,可以看到双方邮件往来的内容,主要目的是知会或寻求帮助。

 

例如:出纳需发报表给财务,同时总监需要知道这个月的收入情况,那么收件人为财务,抄送为总监。告知总监本月收入情况。

 

讨论、答复、往来:上面说过,抄送或邮件有知会或问询的作用。在群发的基础上,得到的答复也是众多的。形成众人讨论的模式。而问询类的邮件得到领导审批通过的,此邮件便可作为工作行动的依据。

 

例如:需财务报表需领导审批后才可以让工作人员做报表更新。邮件可发领导抄送需工作人员。待领导审批回复通过后,工作人员可根据邮件内容领取自己的工作。

 

通用工具:目前在各大网站申请工作或业务往来最常用的通讯方式是邮件。

 

邮件能及时的记录事项进程、讨论内容以及最新的动态,同时还可以作为每项工作的历史文档依据。

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